มารู้จักกับ BCM และ BCP กันเถอะ

เมื่อวันที่ 13 และ 14 ธันวาคม 2555 ผู้เขียนและคุณสมปอง หัวหน้าฝ่ายวิเคราะห์ฯ ได้เข้าร่วมประชุมเชิงปฏิบัติการห้องสมุด เรื่อง การสร้างแผนดำเนินธุรกิจห้องสมุดได้อย่างต่อเนื่องหลังจากเกิดปัญหาวิกฤต ณ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ ท่าพระจันทร์ ซึ่งจัดโดยเครือข่ายห้องสมุดเพื่อการจัดการภัยพิบัติ 5 สถาบัน ได้แก่ สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยรังสิต ฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.) และสำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยศรีปทุม โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้รับความรู้และเข้าใจแนวคิดการบริหารจัดการเพื่อให้ห้องสมุดสามารถดำเนินการได้อย่างต่อเนื่องในภาวะวิกฤต และสามารถสร้างแผนดำเนินธุรกิจห้องสมุดได้อย่างต่อเนื่องหลังจากเกิดปัญหาวิกฤต โดยมีวิทยากร ได้แก่ ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดร. ทิวดา กมลเวชช คุณวิเชียร จึงวิโรจน์ และ ดร. บรรจง หะรังษี
ภัยพิบัติ เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นที่รุนแรงกว่าภาวะฉุกเฉิน  เป็นเหตุการณ์วิกฤตซึ่งส่งผลกระทบในวงกว้าง เช่น อุบัติภัยธรรมชาติ อัคคีภัย อุทกภัย การก่อเหตุวินาศกรรม การจลาจล การเกิดโรคระบาดครั้งใหญ่ เป็นต้น
ท่านวิทยากร ได้พูดถึงการจัดทำ BCM และ BCP เพื่อรองรับภัยพิบัติเหล่านั้นว่า BCM คือ การบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Management) ซึ่งหมายถึงองค์รวมของกระบวนการบริหารซึ่งชี้บ่งภัยคุกคามที่มีผลกระทบต่อองค์กร องค์กรจำเป็นต้องสร้างขีดความสามารถให้องค์กรมีความยืดหยุ่น เพื่อตอบสนองและปกป้องผลประโยชน์ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ชื่อเสียง ภาพลักษณ์ และกิจกรรมที่สร้างมูลค่าที่มีประสิทธิภาพ โดยการจัดทำ BCP หรือการจัดทำแผนรองรับการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่อง (Business Continuity Planning) โดยแนวทางปฏิบัติที่ดีเกี่ยวกับ BCM นั้น ประกอบด้วย 6 องค์ประกอบหลัก หรือเรียกว่าวงจรการบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCM Life Cycle) ได้แก่
1.  BCM Programme Management เป็นการทำกรอบนโยบายเพื่อกำหนดโครงสร้างหน้าที่และความรับผิดชอบของบุคลากรตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงลงมาถึงพนักงานระดับต่าง ๆ เช่น จัดตั้งทีมงานด้าน BCM กำหนดตัวชี้วัดผลการดำเนินงานของบุคลากร การปรับระดับของเหตุการณ์ วิธีการบริการโครงการ BCM การติดตามพร้อมทั้งรายงานความคืบหน้า เป็นต้น
2.  Understanding the Organization เป็นการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ และการประเมินความเสี่ยง เพื่อทำความเข้าใจสภาพองค์กรว่าจะรับผลกระทบทางธุรกิจหรือความเสี่ยงได้เท่าใด ระบุความความเร่งด่วนของกิจกรรมต่าง ๆ และระดับความสามารถที่ต้องการ เพื่อนำไปเป็นข้อมูลในการจัดลำดับความสำคัญและกำหนดกลยุทธ์ BCM ซึ่งคุณวิเชียร จึงวิโรจน์ กล่าวว่า ความเสี่ยงของความเสี่ยง คือ การหาความเสี่ยงไม่เจอ ดังนั้นเราจึงต้องระมัดระวังสิ่งนี้ด้วย
3.  Determining BCM Strategy เป็นการคิดและดำเนินการกำหนดกลยุทธ์เพื่อเตรียมการไว้ล่วงหน้าว่าอะไรที่ต้องเตรียมการเมื่อเกิดเหตุการณ์วิกฤต เช่น กลยุทธ์การกู้คืนการดำเนินงาน กลยุทธ์ด้านการจัดการทรัพยากรที่เหมาะสมหากต้องย้ายที่ทำงานชั่วคราว ซึ่งต้องเตรียมสิ่งต่าง ๆ เช่น บุคลากร สถานที่ อุปกรณ์ เทคโนโลยี ข้อมูลที่ไม่ใช่ data แต่เป็นข้อมูลที่เป็น information ซึ่งเราสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้หรือให้บริการผู้ใช้บริการได้ เป็นต้น
4.  Developing and Implimenting BCM Response เป็นการจัดทำแผนงานเพื่อตอบโต้ในสิ่งที่เราคิดหรือยุทธศาสตร์ที่ตระเตรียมไว้ โดยจัดทำแผน IMP (Incident Management Plans) เพื่อจัดการกับวิกฤตที่เกิดขึ้น แผน BCP (Business Continuity Plans) เพื่อบริหารธุรกิจอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้กิจการดำเนินงานต่อไปได้โดยไม่จำเป็นต้องทำทุกงานให้เลือกทำงานที่จะส่งผลกระทบกับลูกค้าหรือผู้ใช้บริการหรืองานที่เป็นหัวใจหลักของหน่วยงานเราก่อน และแผน DRP (Disaster Recovery Plans) เป็นแผนที่กู้คืนกิจการภายหลังภัยพิบัิติผ่านพ้นไป
5.  Exercising, Maintaining and Reviewing เป็นการซ้อมหรือทดสอบเพื่อให้แน่ใจว่า BCM ที่ทำไว้สามารถใช้ได้จริง มีข้อมูลที่เป็นปัจจุบันไม่ล้าหลัง และเป็นข้อมูลอ้างอิงที่ถูกต้อง รวมทั้งเพื่อตรวจสอบความสามารถของบุคลากรและประสิทธิภาพของแผนที่จัดทำไว้ด้วย
6.  Embedding BCM in the Organization’s Culture เป็นการปลูกฝัง BCM ให้เป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กร เพื่อให้บุคลากรได้เข้าใจถึงความสำคัญของ BCM ตลอดจนบทบาทหน้าที่ที่ทุกคนต้องกระทำเพื่อให้กิจการของเราดำเนินต่อไปได้หากเกิดภัยพิบัติหรือภาวะวิกฤต
 ท่านผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดร. ทิวดา กมลเวชช ได้กล่าวว่า เมื่อเกิดภัยพิบัติ เราจำเป็นต้องช่วยเหลือตัวเองให้ได้ก่อน  เพื่อไม่ให้เป็นภาระกับคนอื่นหรือหน่วยงานอื่น ต้องช่วยเหลือบุคลากรของเราที่ประสบกับภัยพิบัติ ช่วยเหลือคนที่อยู่รอบข้างหรือใกล้กับเรา หากมีความพร้อมเพียงพอแล้วค่อยไปช่วยเหลือผู้ที่อยู่ห่างไกลออกไป 
ทั้ง 5 สถาบันที่จัดการประชุมครั้งนี้ ได้จัดทำแผนดำเนินธุรกิจห้องสมุดได้อย่างต่อเนื่องหลังจากเกิดปัญหาวิกฤตของสถาบันของแต่ละแห่งแล้ว เพื่อให้ห้องสมุดของเขาสามารถเปิดดำเนินการได้เมื่อการเกิดปัญาวิกฤตที่ถึงขั้นภัยพิบัติ ห้องสมุดของเรายังไม่ได้จัดทำแผนดังกล่าว แต่ได้ดำเนินการเกี่ยวกับการบริหารความเสี่ยงภายในองค์กรไปบ้างแล้ว ดังนั้นเรามาคิดกันได้แล้วว่าเราจะทำอย่างไรเพื่อให้ห้องสมุดของเราเปิดดำเนินการได้เร็วที่สุดเพื่อสามารถให้บริการผู้ใช้บริการได้มากที่สุดเมื่อเราประสบกับภัยพิบัติ
 อย่าลืมนะว่าลูกค้าหรือผู้ใช้บริการ เปรียบเสมือนพระเจ้า หากไม่มีเขา ก็จะไม่มีเรา เราจึงต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง ต้องพยายามตอบสนองความต้องการของเขาตามภารกิจของเราให้ได้มากที่สุด และดีที่สุด

One thought on “มารู้จักกับ BCM และ BCP กันเถอะ

  • ขยายความต่อจากคุณใหญ่คือ แผนความเสี่ยง (RM) คือการป้องปรามสิ่งที่คิดว่าจะเกิดขึ้น แต่เมื่อเกิดแล้วเราจะดำเนินการอย่างไรให้การดำเนินการของเราสามารถดำเนินไปแบบราบรื่นและรวดเร็วที่สุดคือแผน BMC เรื่องนี้หัวหน้าฝ่ายทุกคนต้องคิดในงานของตัวเองค่ะ

Leave a Reply

Tags

blog CONSAL KPI PULINET การจัดการความรู้ การดูแลสุขภาพ การทำงาน การท่องเที่ยว การบริการ การปฏิบัติงานล่วงเวลา การประชาสัมพันธ์ การพัฒนาตนเอง การพัฒนาบุคลากร การลงรายการ การศึกษาดูงาน การอ่าน การเรียนออนไลน์ กิจกรรมสำหรับเด็ก กิจกรรมส่งเสริมการอ่าน กิจกรรมห้องสมุด ความสุข ค่ายห้องสมุด งานบริการ ธรรมะ นวนิยาย นักเขียน บรรณารักษ์ บริการชุมชน ประกันคุณภาพ ภาพถ่าย ภาษาอังกฤษ มหาวิทยาลัยศิลปากร ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ วัด วันสำคัญ วารสาร สัมมนา สุขภาพ หนังสือ หนังสือบริจาค หนังสือและการอ่าน หอสมุดพระราชวังสนามจันทร์ ห้องสมุด ห้องสมุด 24 ชั่วโมง อาหาร